RESUME
ADMINISTRASI PEMBEKALAN
“Pengadaan Logistik”
Disusun Oleh Kelompok II :
Dosen Pengampu : Drs. Nahar Effendi, M.Si
SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)
LANCANG KUNING
DUMAI
TA. 2010/2011
PENGADAAN LOGISTIK
Pengadaan logistik merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen logistik. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan logistik dimulai dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan logistik.
Dalam pengadaan logistik terdapat berbagai macam alternatif cara maupun sistem yang dapat ditempuh. Disisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan logistik.
Pengadaan logistik dengan cara pembelian merupakan cara pengadaan logistik yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu.
A. Cara-cara Pengadaan Logistik
Beberapa alternatif cara pengadaan logistik tersebut adalah sebagai berikut.
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logstik dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah logistik sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dan bentuk apapun.
3. Menyewa
Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
4. Membuat Sendiri
Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu.
5. Menukarkan
Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logstik dengan jalan menukarkan logstik yang dimiliki dengan logistik yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain.
6. Substitusi
Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan menggunakan logistik yang merupakan pemberian/ hadiah dari pihak lain.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan memperbaiki logistik yang telah mengalami kerusakan.
B. Sistem Pengadaan Logistik
Sistem pengadaan logistik meliputi :
1. Sistem sentralisasi
Beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan penggunaan sistem sentralisasi :
a. Dapat mengurangi harga persatuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian di lakukan dalam partai besar sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);
b. Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost), sehingga akan mendukung efisiensi.
c. Dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistik antarbagian
Adapun kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi adalah :
a. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi.
b. Pemenuhan permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user)
2. Sistem desentralisasi
Kelebihan desentralisasi :
a. Kebutuhan atas logistik dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan
b. Menjamin ketepatan pembelian logistik karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan logistiknya.
Kekurangan dari sistem desentralisasi :
a. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memiliki logistik (barang-barang) baru.
b. Terdapatnya bermacam-macam logistik yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran logistik antarbagian/unit kerja dalam suatu organisasi
c. Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil
d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi
3. Sistem Campuran
Sistem Campuran merupakan sistem atau cara pengadaan logistik dengan mengombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebudayaan logistik dari setiap unit kerja khususnya kebutuhan logistik yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi.
C. Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan
Dalam perencanaan logistik harus senantiasa dikembangkan dan diperhatikan beberapa pertanyaan berikut ini :
1. Barang apa yang akan diadakan?
2. Mengapa barang tersebut diadakan?
3. Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?
4. Kapan barang tersebut akan diadakan?
5. Di mana barang tersebut akan diperoleh?
6. Siapa yang akan menggunakan barang tersebut?
7. Siapa yang akan mengadakan barang tersebut?
8. Berapa banyak barang yang akan diadakan?
9. Berapa harga barang-barang yang akan diadakan?
10. Bagaimana cara pengadaan barangnya?
11. Bagaimana prosedur pengadaan barang tersebut?
12. Bagaimana aturan-aturan pengadaan barang tersebut?
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan logistik, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu :
1. Faktor fungsional
2. Faktor biaya dan manfaat
3. Faktor anggaran
4. Faktor keamanan dan kewibawaan (Prestise)
5. Faktor standardisasi dan normalisasi
D. Pengadaan Logistik dengan Cara Pembelian
1. Tujuan/orientasi pembelian
Tujuannya adalah untuk mendapatkan logistik/material yang tepat, baik, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat tempat/lokasi dan tepat peraturan.
2. Siklus pembelian dan pengelolaan administrasi
Pengelolaan administratif pengadaan logistik dengan cara pembelian tentu juga tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan logistik dengan cara pembelian itu sendiri. Pengadaan logistik dengan cara pembelian itu sendiri. Pengadaan logistik dengan cara pembelian dilakukan melalui serangkaian kegiatan, dan serangkaian kegiatan pembelian tersebut bisa disebut dengan istilah siklus pembelian.
Adapun serangkaian kegiatan pembelian dengan melakukan pemesanan akan melalui beberapa tahapan yang harus dilalui, dan beberapa tahapan kegiatan tersebut dapat dijelaskan dan diuraikan secara terperinci sebagai berikut.
ü Menerima daftar permintaan pembelian
Guna mendukung efisiensi dalam mengadakan logistik hendaknya pengaturan Daftar Permintaan Pembelian dilakukan secara periodik menurut jangka waktu tertentu. Pengajuan Daftar Permintaan Pemelian untuk barang-barang nonrutin dan atau barang-barang yang sifatnya tahan lama, seperti perabot, peralatan, dan perlengkapan kantor dapat dilakukan setahun sekali yang disesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi.
ü Meneliti daftar permintaan pembelian
Guna mendukung efektivitas pengendalian logistik dalam organisasi, hendaknya pengajuan Daftar Permintaan Pembelian khususnya untuk barang-barang kebutuhan rutin dan atau habis pakai dilampiri laporan Pemakaian barang sehingga bagian atau pejabat yang diberi tugas dan wewenang dalam pengelolaan logistik, sekaligus dapat melakukan pengendalian terhadap penggunaan/pemakaian barang.
3. Memilih Pemasok (Supplier)
Ada kriteria penjual atau pembasok yang tepat adalah sebagai berikut :
(a) Pemasok yang menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik berkaitan dengan jenis maupun spesifikasinya;
(b) Pemasok yang legal
(c) Pemasok yang dapat dipercaya;
(d) Pemasok yang dapat memberikan harga yang paling banyak (harga paling murah di antara harga yang ditawarkan oleh pemasok yang lain, dengan jenis, tipe, merek ataupun spesifikasi serta kualitas barang yang sama).
(e) Pemasok yang secara spesial relatif dekat dengan organisasi/ perusahaan.
4. Memasukkan Pesanan (Ordern)
Sehubungan dengan hal-hal di atas kiranya penting diketahui beberapa macam mengenai cara pembayaran/waktu pembayaran, potongan harga, dan penyerahan barang.
a) Cara pembayaran/waktu pembayaran
a. Bayar muka, yakni pembayaran harga sebelum harga sebelum diterima atau sebelum barang ada.
b. Bayar tunai (cash), yakni pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan surat pesanan.
c. Bayar belakang, yakni pembayaran yang dilakukan beberapa lama setelah barang diterima
d. CAC (Cash and Carry) yakni harga barang dibayar lebih dahulu sebelum dibawa.
e. COD (Cash on Delivery) yakni pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli
f. Remburs, yakni pembeli barang (perusahaan pengangkutan) pada waktu barang diserahkan.
g. Pada waktu dokumen tiba, yakni pembayaran dilaksanakan ketika dokumen barang yang dibeli tiba (di bank).
b) Potongan harga
a. Potongan tunai, yakni potongan harga yang dierikan kepada pembeli yang membayar tunai
b. Korting atau dicount, yakni potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membeli barang dalam jumlah besar
c. Rabat, yakni potongan yang diberikan kepada agen dan toko-toko yang membeli barang untuk dijual lagi dengan harga jual yang ditentukan oleh penjual pertama.
d. Refaksi, yakni potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan mutu pada barang yang dikirimkan.
c) Penyerahan barang
a. Loko gudang, yakni diserahkan kepada pembeli sebelum dibungkus atau belum ditimbang
b. Eks gudang, yakni penjual menyerahkan barang yang dibeli dari gudang dan ongkos pengepakan
c. Frangko stasiun, yakni ongkos untuk mengangkut barang dari gudang sampai tiba di stasiun kereta api ditanggung oleh penjual.
d. Frangko gudang pembeli, yakni semua ongkos termasuk ongkos pengangkutan sampai barang tiba di gudang pemeli ditanggung penjual.
e. F.O.B (free on board), yakni penjual menanggung semua ongkos sampai barnag dimuat di atas kapal
f. C & F (cost and freight), yakni semua ongkos termasuk biaya pengangkutan barang dengan kapal ditanggung oleh pembeli.
g. C.I.F (cost insurance oand freight), yakni semua ongkos termasuk biaya pengangkutan barang dengan kapal ditanggung oleh penjual
h. F.O.R (free on rail) yakni semua ongkos hingga barang yang dibeli dimuat ke dalam gerbong kereta api ditanggung oleh penjual.
i. F.O.S (Free on station), yakni penjual menanggung semua ongkos mengangkut barang tiba di stasiun, sedangkan ongkos untuk mengangkut barang ke dalam gerbong kereta api dan ongkos angkut ditanggung oleh pembeli.
j. F.A.S (free alongside ship), yakni penyerahan barang kepada pembeli sampai di sisi kapal, sedangkan semua ongkos sampai barang dimuat ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli.
k. F.O.S (free overside ship), yakni biaya pemindahan barang dari kapal ke motor boat sudah termasuk dalam harga barang.
l. C.I.F.I.C (cost insurance and freight inclusive commusion), yakni semua ongkos tambahan kapal, komisi, termasuk premi asuransi ditanggung oleh penjual.
5. Menyimak/memantau pesanan
Menyimak order merupakan kegiatan pemantauan terhadap pesanan. Hal ini untuk menjamin ketepatan waktu datangnya pesanan, disamping untuk melakukan tindakan-tindakan antisipatif karena ketidaktepatan datangnya pesanan, baik pesanan datang terlambat maupun datang lebih awal dari waktu yang telah disepakati kedua belah pihak. Penyimakan order ini dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi dengan supplier melalui telepon atau memanfaatkan jasa teknologi informasi yang lain (faksimile atau e-mail).
Apabila dalam suatu organisasi telah memiliki beberapa gudang maka buku pengecekan pesanan dibuat pergudang untuk mempermudah dan mempercepat pengecekan pesanan barang.
Pengisian beberapa kolom dalam buku pengecekan pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut.
- Kolom nama dan spesifikasi barang harus ditulis sesuai dengan yang ada pada surat pesanan.
- Kolom nomor surat pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan
- Kolom metode dan tanggal pemesanan ditulis sesuai dengan metode pemesanan yang dilakukan.
- Kolom nomor kode surat pesanan diisi sesuai dengan nomor kode yang ada di surat pesanan.
- Kolom tanggal terima barang diisi sesuai dengan tanggal penerimaan barang dari supplier.
- Kolom nomor kode bukti terima barang diisi sesuai dengan nomor kode bukti terima barang yang ada pada formulir bukti terima barang.
- Kolom keterangan diisi informasi hasil pemantauan pesanan (misalnya “sudah dikirim tanggal…”).
6. Menerima pesanan
Menerima barang yang telah dipesan merupakan tindakan terakhir dalam kegiatan transaksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan penerimaan barang ini, yakni Bagian Pembelian atau pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pengadaan logistik (misalnya melibatkan bagian pembelian, pimpinan unit logistik, bagian gudang, bagian keuangan atau panitia pengadaan logistik, atau bahkan unit pemakai) harus memeriksa secara seksama atas barang yang telah dikirim pemasok.
Dalam pemeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yang harus dilakukan.
a. Pemeriksaan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencocokkan antara Order pembelian dengan Surat Pengantar Barang atau Tanda Terima Barang atau Berita Acara Penyerahan Barang atau bukti terima barang yang lain.
b. Pemeriksaan fisik barang. Kegiatan ini dilakukan setelah terjadi kesesuaian antara dokumen order pembelian dengan bukti penerimaan barang, dengan cara mencocokkan antara dokumen-dokumen tersebut dengan barang yang telah dikirim, baik berkaitan dengan jenis, tipe, merek, maupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisi barang.
Apabila pesanan barang sudah sesuai dengan order pembelian, organisasi sebagai pembeli melalui pejabat yang telah ditunjuk menerima/menandatangani beberapa berkas dari supplier yang biasanya berupa :
a. Bukti tanda terima barang. Bukti tanda terima barang ini dapat berupa Surat Pengantar Barang, Tanda Terima Barang, Berita Acara Penyerahan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang.
b. Berkas penagihan. Berkas penagihan dapat berupa faktur, nota, atau kuitansi.
Karena beberapa berkas ini sangat penting sifatnya, baik secara administratif maupun yuridis, pihak-pihak yang menerima maupun menandatangani beberapa berkas tersebut harus hati-hati dan teliti.
Penting diperhatikan pula, apabila suatu organisasi melakukan pembelian barang khususnya barang-barang elektronik, unit pembelian atau petugas yang bertanggungjawab dalam pembelian barang selain menerima bukti penerimaan barang dan berkas tagihan, juga harus menerima lembar petunjuk penggunaan barang (operating instruction) dan Kartu Jaminan atau Kartu Garansi dari suplier.
Secara empiris, tidak selamanya proses penerimaan barang berjalan sebagaimana mestinya karena terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima dengan order pembelian yang dilakukan ataupun terjadi penyimpangan dari kesepakatna kedua belah pihak. Sehubungan dengan hal ini, apabila barang yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak, organisasi/perusahaan sebagai pihak pembeli harus membuat informasi Klaim sekaligus berfungsi sebagai Surat Klaim (Surat Penuntutan), dan kemudian disampaikan kepada pemasok bersama dengan kegiatan pengembalian barang apabila barang dikirim oleh pemasok sendiri atau oleh perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang. Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah pemasok atau perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang. Sehubungan dengan hal ini, pihak pembeli tidak perlu menanda-tangani bukti terima barang dan berkas penagihan atau apabila menandatangani berkas penagihan, perlu memberi dan atau membuat catatan khusus yang dituangkan dalam lembar atau surat klaim atas kekurangan pesanan barang, dan harus diketahui oleh pihak supplier atau perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang dengan cara menandatangani lembar/surat klaim tersebut.
Setelah seluruh proses penerimaan barang dinilai sudah beres dengan diterima dan ditandatangani berkas tanda terima dan berkas penagihan oleh pembeli, proses berikutnya adalah kegiatan pembayaran dari organisasi sebagai pembeli kepada pemasok, apabila dalam pembelian tersebut telah disepakati dengan menggunakan cara COD (cas on delivery = pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli).
Setelah transaksi jual beli antara supplier sebagai penjual dan organisasi/perusahaan sebagai pembeli selesai, bagian pembelian harus mencatat seluruh pembelian ke dalam Buku Penerimaan barang.
